Die Nutzung des Global Positioning System (GPS) in Firmenfahrzeugen eröffnet sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern ein breites Spektrum an Möglichkeiten. Das hat, wie fast alles im Leben, Vor- und Nachteile. Denn GPS kann praktisch eben nicht nur zu einer Optimierung des operativen Geschäfts genutzt, sondern auch zur Überwachung von außerhalb des Firmengeländes tätigen Firmenangehörigen durch die Geschäftsleitung eingesetzt werden. Und ein solcher Gebrauch führt sehr schnell zu Verletzungen des individuellen Datenschutzrechts der betroffenen Mitarbeiter.
Es stellt sich also diesen Monat die Frage: GPS-Überwachung über das Firmenfahrzeug - was darf der Arbeitgeber?
Die Beantwortung dieser Frage beschäftigt in der jüngeren Vergangenheit auch in zunehmendem Maße die Datenschutzbeauftragten der Bundesländer. Dazu hilft, wie so oft, zunächst ein Blick ins einschlägige Gesetz. Bei Daten über Bewegungen von Firmenfahrzeugen handelt es sich, soweit diese bestimmten Personen zuzuordnen sind, um personenbezogene Daten im Sinne des § 46 Ziffer 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Gemäß § 26 Abs. 1 BDSG dürfen personenbezogene Daten von Arbeitnehmern im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses nur dann verarbeitet werden, wenn das für die Durchführung oder für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Dazu muss gemäß § 26 Abs. 2 BDSG eine vorherige, freiwillige und schriftliche Einwilligung des Betroffenen vorliegen. Bei der Einholung dieser Einwilligung muss der Arbeitnehmer in Textform über den genauen Umfang und Zweck der Datenverarbeitung sowie über sein jederzeitiges Widerrufsrecht informiert werden.
Im Arbeitsverhältnis ist ein Arbeitnehmer aufgrund seiner wirtschaftlichen Abhängigkeit besonders schutzbedürftig. Daher hat der Gesetzgeber hinsichtlich der Freiwilligkeit der Einwilligungserklärung die Latte besonders hoch aufgelegt. Laut Gesetzestext kann eine Freiwilligkeit der Erklärung insofern insbesondere dann vorliegen, wenn mit ihr für die beschäftigte Person ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird, oder wenn der Arbeitgeber und die beschäftigte Person gleichgelagerte Interessen verfolgen. Damit dürfte ein Großteil der bislang arbeitnehmerseitig im Rahmen von GPS-Überwachung von Firmenfahrzeugen erteilten Einwilligungen schon aufgrund von Formfehlern oder mangels Freiwilligkeit unwirksam sein.
Zur Erforderlichkeit bietet das Gesetz keine konkreten Anhaltspunkte. Wenn dies der Fall ist, also keine konkrete gesetzliche Regelung vorliegt, ist angezeigt, das Augenmerk auf die konkretisierende Rechtsprechung zu legen. Hier ist zur Thematik in jüngster Zeit eine sehr lesenswerte Entscheidung des Verwaltungsgerichts Lüneburg ergangen (VG Lüneburg, Teilurteil vom 19.03.2019, 4 A 12/19).
In dieser hat das Gericht im Fall einer Gebäudereinigungsfirma, die einen Teil ihrer Fahrzeugflotte mit GPS überwachte, festgestellt, dass zur Kontrolle eines Wochenendfahrverbots oder eines Verbots von Privatfahrten beispielsweise die weniger in Datenschutzrechte eingreifende Anweisung ausreichend sei, Fahrzeugschlüssel am Firmensitz abzugeben oder die Auflage, Fahrtenbücher zu führen. Eine ständige Erfassung der Fahrzeugpositionen und deren Speicherung sei hingegen unnötig.
Zur präventiven Vermeidung von Diebstählen sei eine lückenlose Überwachung weiterhin vollkommen ungeeignet. Die Wiederauffindung eines gestohlenen Fahrzeugs sei ggf. auch durch eine anlassbezogene Erfassung der Positionsdaten zu bewerkstelligen.
Informationen über aktuelle oder vergangene Standorte der Fahrzeuge seien darüber hinaus für die zukunftsorientiertePlanung von Touren im Reinigungsgewerbe unerheblich. Anders als zum Beispiel bei den im Transport- oder Beförderungsgewerbe anfallenden Koordinationsaufgaben, sei hier die Koordination von Fahrzeugen und Personal auch nicht zeitkritisch. Zur – auch kurzfristigen - zentralen Koordination von Mitarbeitern und Fahrzeugen genüge daher als weniger stark eingreifende Maßnahme die Gewährleistung einer Erreichbarkeit der Mitarbeiter per Mobiltelefon.
Auch ein Nachweis über Tätigkeiten am/im Objekt eines Kunden könne mittels Ortungsdaten nicht geführt werden. Über diese Daten könne nämlich nur nachgewiesen werden, dass ein bestimmtes Firmenfahrzeug für einen bestimmten Zeitraum am Objekt bzw. in dessen Nähe gewesen sei.
Darüber hinaus spreche gerade der Umstand, dass nur ein Teil der Fahrzeugflotte der Firma mittels GPS überwacht werde, gegen die Notwendigkeit einer solchen Überwachung zu Dispositionszwecken. Schließlich sei auch der Einsatz der weiteren Fahrzeuge und Mitarbeiter offensichtlich ohne derartige Überwachung zu koordinieren.
Das Gericht wies daher die Klage der Firma gegen einen Untersagungsbescheid der Niedersächsischen Datenschutzaufsichtsbehörde zur personenbezogenen Ortung während der ordnungsgemäßen betrieblichen Nutzung der Fahrzeuge zurück. Dabei wurde nicht eine GPS-Überwachung von Firmenfahrzeugen als grundsätzlich unzulässig eingestuft, aber die Parameter zur Abwägung ihrer Zulässigkeit und Erforderlichkeit wurden weiter präzisiert. Es bleibt zu konstatieren, dass eine solche Überwachung nur unter sehr eng gefassten Bedingungen und bei strikter Beachtung der individuellen Datenschutzrechte der betroffenen Mitarbeiter möglich ist.
Gemäß § 87 Abs. 1 Ziffer 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung einer Überwachung von Firmenfahrzeugen mittels GPS ein Mitbestimmungsrecht. Aufgrund der Komplexität der Materie in Hinsicht auf die jeweiligen betrieblichen Besonderheiten erscheint es in solchen Fällen sehr sinnvoll, in Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten eine Betriebsvereinbarung zur innerbetrieblichen Regelung abzuschließen. Dabei kann sich letzterer gemäß § 40 Abs. 6 BDSG von der jeweiligen Landesaufsichtsbehörde Beratung und Unterstützung einholen.