Was hat die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) mit der Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte in Papierform zu tun? So einiges, urteilte bereits im November 2018 das Landesarbeitsgericht (LAG) Sachsen-Anhalt (Urteil vom 23.11.2018 - 5 Sa 7/17). Diese Entscheidung und ihre Bedeutung wurden in jüngster Zeit viel diskutiert.
Der Grundsatz, dass eine unzulässige oder überholte Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden muss, ist nicht neu. Bemerkenswert ist aber, dass sich der Arbeitnehmer inzwischen auch auf den datenschutzrechtlichen Löschanspruch nach der DSGVO berufen kann, selbst wenn das Arbeitsverhältnis schon beendet ist und die Akte nur in Papierform vorliegt - so das LAG Sachsen-Anhalt.
Das LAG wendet so erstmalig den datenschutzrechtlichen Löschanspruch nach Art. 17 der DSGVO an - und dies zudem auf eine nicht elektronisch, sondern nur papiergebunden geführte Personalakte. Damit weicht das Urteil von der bisher üblichen Rechtsprechung ab.
Die Begründung des LAG ist recht simpel: Nach der DSGVO hat die betroffene Person das Recht, vom Verantwortlichen zu verlangen, dass personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, wenn u. a. die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind.
Der Arbeitgeber ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Zu den personenbezogenen Daten gehört, so das LAG, auch die Personalakte des Arbeitnehmers. Und auch die Angaben in der Abmahnung sind personenbezogene Daten.
Form der Personalakte unerheblich: Dass die Personalakte nur in Papierform geführt wird, stehe dem Anspruch nicht entgegen. Denn - so das LAG - auch in Papierform geführte Personalakten enthalten Daten, die „strukturiert gespeichert und nach bestimmten Kriterien zugänglich gemacht werden“. Und darauf komme es an.
Nach Art.17 DSGVO muss der Arbeitgeber die erhobenen Daten - also die Abmahnung - löschen, wenn der Zweck der Erhebung entfallen ist. In dem zu entscheidenden Fall stellten die Richter darauf ab, dass mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses der ursprüngliche Zweck der Abmahnung - nämlich die Warnfunktion mit der Folge einer möglichen Kündigung - in jedem Fall entfallen ist. Denn die Warnfunktion entfällt, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist. Hinsichtlich der Rüge- und Dokumentationsfunktion könnte der Arbeitgeber noch ein Interesse am Erhalt der Abmahnung haben, soweit dies zur Abwehr von etwaigen Ansprüchen des Arbeitnehmers oder zur Begründung eigener Ansprüche gegen den Arbeitnehmer erforderlich erscheint. Im vorliegenden Fall waren solche Gründe aber offensichtlich nicht gegeben. Zwischen den Parteien bestanden keine weiteren arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen, bei denen es für den Arbeitgeber dienlich wäre, die Abmahnung aufzubewahren oder noch heranzuziehen.
Welche Auswirkungen das Urteil für die Praxis in den Betrieben haben wird, bleibt spannend. Denn einerseits bleibt abzuwarten, inwieweit andere Landesarbeitsgerichte dieser Auffassung folgen, und es ist höchstrichterlich (durch das Bundesarbeitsgericht) noch nicht entschieden, ob sich ein Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte aus der DSGVO ergeben kann. Und andererseits betrifft die Entscheidung des LAG Sachsen-Anhalt nur den Anspruch auf Löschung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, also nach Ausscheiden des Arbeitnehmers aus dem Betrieb. Und zu dem Zeitpunkt ist der Betriebsrat nicht mehr zuständig als Arbeitnehmervertreter.
Dennoch könnte das Urteil einen Paradigmenwechsel bedeuten: Nach der bisherigen Rechtslage besteht der Anspruch auf Entfernen der Abmahnung nur im bestehenden Arbeitsverhältnis. Nach dessen Beendigung entfällt - so die Rechtsprechung - meist das Rechtsschutzbedürfnis, da die Abmahnung ja nicht mehr schaden kann. Mit Inkrafttreten der DSGVO hat sich die Rechtslage verändert. Denn seit Mai 2018 gibt es den datenschutzrechtlichen Löschanspruch nach Art. 17 DSGVO. Danach muss der Arbeitgeber jegliche Daten löschen, sobald der Zweck der Datenerhebung entfallen ist. Das erweitert die Rechte der Arbeitnehmer erheblich.
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