Der Einsatz von Medien zur Präsentation von Inhalten oder zur besseren Strukturierung der Betriebsratssitzung kann oft sehr hilfreich sein. Es sollte aber darauf geachtet werden, dass bei einer Präsentation der Projektor oder der Beamer das gesprochene Wort lediglich ergänzt und nicht ersetzt! Hier gilt: Weniger ist mehr!
Achten Sie auf Schriftgröße und klare Struktur der Folien, vermeiden Sie zu viele Spielereien und Schriftartenwechsel. Es ist zwar gut, wenn sie das Computerprogramm beherrschen, aber dieses deutlich zu machen, ist nicht Sinn der Präsentation.
Flipchart und Pinwand eignen sich sehr gut als unterstützende Medien in einer Sitzung, da sie unkompliziert und schnell situativ einsetzbar sind. Zudem sind sie Dauermedien, da die Information präsent bleibt, und nicht wie beim Projektor oder Beamer nur solange zur Verfügung steht, wie das Gerät eingeschaltet ist.
Daher eignen sich Flipchart und Pinwand zusätzlich zur schriftlichen Vorlage besonders für das Sammeln und Strukturieren von Diskussionsbeiträgen in Betriebsratssitzungen.
Als sehr praktisch für die Sitzungsarbeit hat sich erwiesen, die Tagesordnung der Sitzung mit der geplanten Zeit für die einzelnen Tagesordnungspunkte auf einer Flipchart aufzuzeichnen. Falls kein Flipchart vorhanden ist, reicht es auch, ein möglichst großes Blatt Papier zu beschriften und für alle gut sichtbar an der Wand aufzuhängen. Diese Methode trägt sehr wirkungsvoll zur zeitlichen Disziplinierung der Diskussionsteilnehmer bei, da für jeden Anwesenden der Fortschritt der Sitzung und der Zeitrahmen für die noch zu bearbeiteten Punkte sichtbar sind.
Auch der Einsatz eines Themenspeichers dient dazu, zeiteffektiver in der Betriebsratssitzung zu arbeiten. Häufig kommen in der Sitzung weitere Nebenthemen auf und ehe man sich versieht, diskutieren die Sitzungsteilnehmer auf einem "Nebenkriegsschauplatz". Für den Vorsitzenden ist es dann häufig recht schwierig wieder "zurück zu rudern". Ein Themenspeicher hat den Vorteil, dass die Beratungen weitergeführt werden können, ohne dass die aufgekommenen neuen Themen verloren gehen. Das "Nebenthema" wird auf dem Flipchart festgehalten und es wird festgelegt, wann dieses Thema behandelt werden soll (z.B. nächste BR-Sitzung). Gegebenenfalls wird noch festgehalten, wer zu diesem Thema weiterführende Informationen besorgen muss. Das ist in der Regel nur ein Zeitaufwand von 1-2 Minuten. Auch hierfür reicht eine Flipchart bzw. ein großes Blatt Papier. Danach kann zügig wieder in die "Hauptdiskussion" eingestiegen werden.
Besonders in festgefahrenen Diskussionen oder bei komplizierten Themen hat sich in der Praxis die Methode der "Kärtchenabfrage" sehr bewährt. Jedes BR-Mitglied schreibt seine Ideen oder Fragen zum Thema möglichst stichpunktartig auf Karten. Immer nur einen Punkt pro Karte. Achten Sie auf die Schriftgröße. Die Karte muss aus der Entfernung für alle lesbar sein. Die Karten werden sofort an eine Pinnwand angeheftet. Es gibt noch keine Bewertungen oder Nachfragen zu den geschriebenen Punkten. Im zweiten Schritt werden die Karten nach Kategorien (möglichst schon vorbereitete Kategorien wählen) gemeinsam geordnet: So kommt man gerade bei schwierigen und zeitintensiven Tagesordnungspunkten sehr schnell zu einem relativ geordneten Meinungsbild des Betriebsratsgremiums, von dem aus es sich viel leichter weiterberaten lässt. Auch mit dieser Methode kann viel Zeit und viel unnötige Diskussion gespart werden.