Der Betriebsrat kann nach § 39 BetrVG während der Arbeitszeit Sprechstunden einrichten. Es besteht aber keine allgemeine gesetzliche Verpflichtung dazu.
Die Sprechstunden sollen den Arbeitnehmern die Gelegenheit geben, Beschwerden, Wünsche oder Anregungen bezüglich ihrer Arbeitsverhältnisse offen und ungestört vorzubringen und vom Betriebsrat Unterstützung oder Rat bezüglich der vorgetragenen Angelegenheit einzuholen.
Eine Zustimmung des Arbeitgebers zur Einrichtung von Sprechstunden ist grundsätzlich nicht erforderlich. Der Betriebsrat entscheidet allein nach pflichtgemäßem Ermessen, ob er Sprechstunden einrichten und in welcher Art und Weise er diese durchführen will. Die Entscheidung hierüber trifft er durch ordnungsgemäßen Beschluss. Dabei hat der Betriebsrat die betrieblichen Verhältnisse zu berücksichtigen.
Während über die Frage, ob Sprechstunden eingerichtet werden sollen, allein der Betriebsrat entscheidet, ist gemäß § 39 Abs. 1 S. 2 BetrVG über die Festlegung von Zeit und Ort der Sprechstunden eine Vereinbarung mit dem Arbeitgeber zu treffen. Kommt eine Einigung zwischen dem Arbeitgeber und dem Betriebsrat über Zeit und Ort der Sprechstunden nicht zustande, so entscheidet gemäß § 39 Abs. 1 S. 3 BetrVG die Einigungsstelle. Sofern der Betriebsrat die Sprechstunden außerhalb der Arbeitszeit und außerhalb des Betriebs durchführt, ist eine Vereinbarung mit dem Arbeitgeber nicht erforderlich.
Die Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV) hat bei Vorliegen der Voraussetzungen des § 69 BetrVG die Möglichkeit, eigene Sprechstunden einzurichten. Führt die JAV keine eigenen Sprechstunden durch, kann eines ihrer Mitglieder an den Sprechstunden des Betriebsrats teilnehmen. Es besteht jedoch keine Verpflichtung hierzu. Da die Teilnahme eines JAV-Mitglieds der Beratung Jugendlicher und zu ihrer Berufsausbildung beschäftigten Arbeitnehmern dienen soll, besteht ein Teilnahmerecht nur bei deren Beratung. Beim Besuch der Sprechstunde durch sonstige erwachsene Arbeitnehmer besteht ein Teilnahmerecht jedenfalls dann nicht, wenn der erwachsene Arbeitnehmer die Abwesenheit des JAV-Mitglieds verlangt.
Der § 39 BetrVG gilt nicht für den GBR, KBR und die Gesamt-JAV.
Die Durchführung der Sprechstunden gehört zur laufenden Geschäftsführung des Betriebsrats. Der Betriebsrat bestimmt selbst durch Beschluss, welches oder welche Mitglieder er hiermit beauftragt. Trifft er keine andere Entscheidung, ist grundsätzlich der Betriebsratsvorsitzende bzw. im Fall seiner Verhinderung sein Stellvertreter zur Durchführung der Sprechstunden berechtigt. Besteht ein Betriebsausschuss, so bestimmt dieser die Modalitäten der Durchführung. Die Betriebsratsmitglieder, die mit der Durchführung der Sprechstunden beauftragt sind, sind nach § 37 Abs. 2 BetrVG für die Dauer der Sprechstunden unter Fortzahlung des Arbeitsentgelts von der Arbeit befreit.
Der Arbeitgeber hat gemäß § 40 Abs. 2 BetrVG die erforderlichen Kosten für den sachlichen Aufwand der Sprechstunden zu tragen. Er hat die für die Durchführung der Sprechstunden erforderlichen Räumlichkeiten, Licht, Heizung, Schreibmaterial usw. zur Verfügung zu stellen. Das gilt grundsätzlich auch dann, wenn die Sprechstunden außerhalb der Arbeitszeit und des Betriebs durchgeführt werden.
Die Arbeitnehmer des Betriebs und die im Betrieb beschäftigten Leiharbeitnehmer sind berechtigt, während der Arbeitszeit die Sprechstunden des Betriebsrats aufzusuchen, um Angelegenheiten zu besprechen, die sich auf ihre Stellung als Arbeitnehmer des Betriebs beziehen und zum Aufgabenbereich des Betriebsrats gehören. Der Besuch der Sprechstunde muss hierzu erforderlich sein. Nicht zulässig ist der Besuch der Sprechstunden für die Erörterung rein persönlicher Angelegenheiten, die in keinem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis oder dem betrieblichen Geschehen stehen.
Ein Arbeitnehmer, der die Sprechstunde aufsuchen möchte, braucht hierzu keine Genehmigung des Arbeitgebers. Allerdings hat er bei dem Besuch der Sprechstunde auf betriebliche Notwendigkeiten Rücksicht zu nehmen und muss sich vorher bei seinem Vorgesetzten ordnungsgemäß abmelden und nach seiner Rückkehr wieder zurückmelden. Er ist aber nicht verpflichtet, dem Vorgesetzten den Anlass seines Besuchs beim Betriebsrat mitzuteilen.
Die Arbeitnehmer können den Betriebsrat, soweit dies erforderlich ist, auch außerhalb der Sprechstunden in Anspruch nehmen. Der Arbeitgeber kann nicht generell verlangen, dass ein Betriebsratsmitglied, das von einem Arbeitnehmer außerhalb der Sprechstunden angesprochen wird, dieses auf die Sprechstunden verweist.
Soweit der Besuch der Sprechstunde oder die sonstige Inanspruchnahme des Betriebsrats erforderlich ist, hat der Arbeitgeber die Pflicht zur Fortzahlung des Arbeitsentgelts auch für die durch den Besuch versäumte Arbeitszeit.
Die einzelnen Betriebsratsmitglieder haften nur bei vorsätzlichen Falschauskünften. Eine Haftung des Betriebsrats als „ganzer“ besteht zudem nicht.