Betriebsrat und Arbeitgeber sollen nach § 74 Abs. 1 BetrVG mindestens einmal pro Monat zu einer Besprechung zusammenkommen. Da es sich um eine sogenannte Sollvorschrift handelt, besteht dazu allerdings keine zwingende gesetzliche Verpflichtung. Die Initiative zu der Besprechung kann von einem der beiden Betriebspartner ausgehen. Es kann zur Durchführung bei dem jeweils anderen einen Antrag gestellt werden, wenn einer der Betriebspartner der Meinung ist, dass das Zusammentreffen nötig ist. Besondere Formvorschriften bestehen dazu nicht.
Der Arbeitgeber hat entweder selbst teilzunehmen oder kann sich durch eine Person vertreten lassen, die über entsprechende Sachkenntnis verfügt. Das Gesetz schreibt vor, dass die Parteien unter Vorlage von Vorschlägen zur Beilegung von Meinungsverschiedenheiten und mit dem Willen zur Einigung verhandeln.
Grundsätzlich nehmen alle Betriebsratsmitglieder teil. Wenn ein Mitglied verhindert ist, rückt ein Ersatzmitglied nach. Weigert der Betriebsrat sich, am Monatsgespräch teilzunehmen, kann dies eine grobe Pflichtverletzung darstellen und sogar zur Auflösung des Betriebsrats führen.
Sollte der BR die Teilnahme am Monatsgespräch an einen seiner Ausschüsse übertragen haben, nehmen dessen Mitglieder teil.
Auch die Schwerbehindertenvertretung hat das Recht an Monatsgesprächen teilzunehmen. Die Jugend- und Auszubildendenvertretung ist zu beteiligen, wenn es um Belange der jüngeren Arbeitnehmer bzw. Auszubildenden geht.
Die Themen des Monatsgesprächs können alle Bereiche eines Unternehmens und der Mitarbeiter betreffen. Das Betriebsverfassungsgesetz verpflichtet die Betriebspartner nicht, im Gespräch eine Einigung zu erzielen. Wenn erforderlich, muss das Arbeitsgericht oder die Einigungsstelle über strittige Fragen entscheiden.
Der Betriebsrat kann im Monatsgespräch mit dem Arbeitgeber keinen Betriebsratsbeschluss fassen. Ein solcher kann nur in einer Betriebsratssitzung ohne Beisein des Arbeitgebers erfolgen.
Das Gespräch hat während der Arbeitszeit stattzufinden. Die Betriebsratsmitglieder haben einen Anspruch auf Freistellung von der Arbeitsleistung und auf Entgeltfortzahlung.